איך לעשות סדר בבלגן שנוצר בעבודה?


איך לעשות סדר בבלגן שנוצר בעבודה?

יש שלבים בחיים בהם אתם מרגישים כאילו איבדתם שליטה בגלל הבלגן ששורר במשרד. דפים חשובים נעלמים להם בין עומס הדברים שעומדים על השולחן המבולגן, פגישות חשובות שנקבעו מראש נשכחו מראשכם, אתם לא מצליחים לעמוד בביצוע כל המשימות שדרושות לעסק באופן יום יומי ועוד הרבה תסמינים אחרים. אז איך תעשו סדר בבלגן ותתחילו לשלוט על סדר העניינים מחדש? הכנו לכם רשימת טיפים – איך לעשות סדר בבלגן שנוצר בעבודה.

מערכת לו"ז

אחת הדרכים לעשות סדר בבלגן היא בניית מערכת משימות מסודרת, בסוף כל יום או בכל סוף שבוע. כאשר תקבעו ותרשמו מראש את כל הפרטים על גבי דף, יומן, מערכת ממוחשבת דרך המייל או אתר אינטרנטי שמיועד לכך, תמנעו מהבלגן בלו"ז האישי ובנוסף, תוכלו גם להיות מעודנים לגבי לו"ז הצוות כולו ולעבוד בתיאום אחד עם השני.

אחת המערכות המומלצות שנתקלנו בהן היא מערכת הטרלו – מערכת שמאפשרת פתיחה של לוח ובו עמודות לפי עובדים, פרויקטים ועוד, הגדרת המשימות לכל עובד או תחת כל פרויקט וכן העברת קבצים בין אנשי הצוות, כאשר לכל חבר בצוות יש גישה ללוח שבו הוא מחובר. ניתן לפתוח לוחות גם על לקוחות או ספקים מסוימים – לעדכן ולהתעדכן מולם לגבי פרויקטים משתופים ועבודות שהוזמנו.

ישיבות

מרגישים שאתם לא מעודכנים כפי שאתם צריכים בהספק המשימות של העובדים שלכם ורוצים לקבל יותר מעקב בזמן אמת ושליטה על קצב העבודה? הגיע הזמן שתקבעו ישיבות צוות – כל ישיבה שאתם עורכים עם הצוות שלכם היא מבורכת, בין אם זה על בסיס שבועי, חודשי, רבעוני, חציוני או שנתי.

מלבד העניין שאפשר להתעדכן על כל העשייה היומית או השבועית שנעשית בישיבה אישית או קבוצתית, אפשר להשיג גם דברים אחרים שלאו דווקא הייתם משיגים מבלי לערוך את הישיבות האלה, כמו  סיעור מוחות, לעלות רעיונות חדשים לעסק שלכם ולשמוע קולות מגוונים – מה שרק יכול לתרום לעסק.

גיבושים

אין דבר יותר נפלא וממריץ לעסק מימי גיבוש או טיול חווייתיים מחוץ למשרד. מומלץ לכל משרד לערוך אירועים מגבשים, שיאתגרו את הצוות לפעול ביחד בתנאים אחרים מאלו ששוררים בעבודה. המשמעות להישען אחד על השני באווירה פחות משרדית, תוביל את העובדים לראות פן אחר של חבריהם לעבודה. אם אתם רואים בימי גיבוש וטיול בזבוז זמן אז לפעמים ההיפך הוא הנכון – בחיבור החדש שייווצר, העובדים מקבלים יותר מוטיבציה והחיבור ביניהם מתחזק – מה שיוביל לשיפור העבודה והתפוקה.

אולי משהו אחר מפריע

אחרי שעברתם על רשימת הטיפים שלנו וסימנתם וי על כולם ועדיין יש אצלכם בלגן במשרד, כנראה שאתם צריכים לבדוק גורמים אחרים שיכולים לגרום לבלגן. אבל אל דאגה, לכל בעיה קיים פתרון – נסו להביט על הסיטואציה מנקודות מבטיהם של העובדים ולהבין איך אתם יכולים לשפר את האווירה במשרד.

לרעיונות נוספים להעלאת המורל ולשיפור האווירה במשרד, מוזמנים להמשיך ולקרוא ממגוון מאמרינו בתחום העבודה!

ניסיוננו העשיר עומד לרשותכם בכל שאלה - השאירו פרטים ונשמח לעזור:



Comments